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 お知らせ

規約改正についてのお知らせ

教室員会 平成26年度管理運営検討委員会 部長
田畑 雅央

 次回の総会で、いくつかの規約の改定案を出したいと考えております。一番大きなものは、教室員会規約第12条(総会・委員会の定数に関する項目)の改定案です。具体的には次頁以降で説明しますが、委任状の代わりに議決権行使書を作成し事前配布して、これの提出をもって出席とみなすとしたいと思います。今までの委任状の上限に関する規定は廃止します。これにより、総会成立までの時間の短縮が図られると共に、出席できない場合にも議事に対し意思を表明することができるようになります。大きな改定ですので、事前にご承知いただき、ご意見がありましたら教室員会までお知らせ下さい。なお、次回総会は現状の規定で行いますので、多数の皆様のご出席をお願い申し上げます。




東北大学医学部 教室員会 規約第12条 改定案
改定の理由

 現在総会や委員会の成立には、一定数以上の会員の出席がなければいけないとなっているが、特に総会では定刻に出席者が足りず、成立のために各方面に電話をかけ、会場に来て受付のみしてもらい成立させるということが常態化している。このため執行部や会員にとって大きな負担となり、また忙しい中定刻に出席してくださっている会員の皆様に迷惑をかけている。また出席できなくても、議案に意思を表明したい会員もいることが考えられる。これらを改善するため、委任状にかわり議決権行使書を作成し議決権行使書の提出=出席とみなしたい。委員会に関してはもともと参加者が総会に比し少ないため、現行のままとする。

現行
改定案
総会および委員会の定足数は構成員の半数以上とし,その議事は出席数の過半数でこれを決し,可否同数のときは議長の決するところによる。委任状の取り扱いについては別途定める「総会および委員会定足数に関する規定」による。
ただし,第 9 条第 1 項第 2 項ならびに総会において重要と指定された事項の議決にあたっては出席者の 3 分の 2 以上の賛成を必要とする。
重要事項指定の議決は通常の議事手続きによる。
総会および委員会の定足数ならびに議事は以下の通りとする。
1.総会の定足数は構成員の1/3以上とし,その議事は出席数の過半数でこれを決し,可否同数のときは議長の決するところによる。当該議事につき書面または電磁気的方法をもってあらかじめ議決権行使書を提出した者は,出席者とみなす。
2.議決権行使書の扱いは別に定める。
3.委員会の定足数は構成員の半数以上とし,その議事は出席数の過半数でこれを決し,可否同数のときは議長の決するところによる。委員会における委任状の取り扱いについては別途定める「委員会定足数に関する規定」による。
4.ただし,第 9 条第 1 項第 2 項ならびに総会において重要と指定された事項の議決にあたっては出席者の 3 分の 2 以上の賛成を必要とする。 重要事項指定の議決は通常の議事手続きによる。





教室員会総会における議決権行使書に関する規定(新規)

1. 議決権行使書は議案とともに会員に配付する。
2. 議決権行使書は総会前の定められた期日までに教室員会に提出しなければならない。
3. 議決権行使書には代理人に関する事項、議案への賛否、所属、氏名等を含むものとする。例とする様式を別に定める。
4. 議案に対し賛否の記載がない場合は代理人に一任したものとする。
5. 代理人の記入がない場合、代理人が欠席した場合は、議長を代理人とする。
6. 原案に対し修正案・追加案が提出された場合は、議長または代理人に一切の議決権を委任することとする。
7. 議決権行使書を提出した会員が総会に出席した場合は、その議決権行使書は無効とする。
8. 本規定の改廃には教室員会委員会の議決が必要である。




Q & A

Q1.どうしてこのようなものを作るのか?
 現在では総会では定刻に出席者が足りず、定刻から成立までに1時間以上かかることもあります。総会成立のために各方面に電話をかけ、会場に来て受付のみしてもらい成立させるということが常態化しており、現実的に定数の意味は薄れています。また忙しい中定刻に出席してくださっている会員にご迷惑をかけていると考えます。さらに出席できなくても、議案に意思を表明したい会員もいることも考えられます。これらを改善するため、委任状にかわり議決権行使書を作成し議決権行使書の提出=出席とし、意思を表明できるようにしたいと思います。

Q2.総会の定足数はどうなるの?
 この改定で、出席者+議決権行使書の枚数≧会員の1/3であれば成立します。

Q3.現在の委任状の上限は廃止するのか?
 委任状の代わりに議決権行使書とし、上限は廃止します。賛否を指定しない場合は代理人に一任となります。

Q4.総会に参加する人が減るのではないか?
 その可能性はあると思います。しかし現状で、総会成立だけのために会場に来てもらい、受付だけして帰る人が多いこと、成立まで待ってくださっている会員の時間的負担を考えると、現実的にやむを得ない選択だと思います。その分議案に対し、一任ではなく意思表示をすることを可能とし、出席しなくても議事に参加できるようにします。

Q5.定足数1/3以上の根拠は?
 現在の総会の委任状数が、会員の1/3にやや足りないくらいであること、また各学会の総会の定足数の多くが会員の1/3以上となっていることから1/3と設定しました。




議決権行使書(PDF)





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